成功するプロジェクト管理者に共通する5つのスキル
プロジェクトを成功に導くには、プロジェクトマネージャーが身につけているべき5つのコアスキルがあります。
- コミュニケーションスキル クライアント、上司、チームメンバーなど多岐にわたる人とのコミュニケーションが不可欠です。要件の汲み取りから進捗共有、コンフリクト回避など、高いコミュニケーションスキルが必要となります。
- リーダーシップスキル チームをまとめ、目的達成に導くリーダーシップが欠かせません。ビジョン共有、チームワーク構築、意思決定などが重要な要素です。
- スコープ管理スキル 要件変更への柔軟な対応、新要件取り込みと工程への反映など、スコープと工程を適切に管理する力が必要です。
- リスク管理スキル 想定外のリスクへの対応がプロジェクトの成否を分けます。リスクの事前察知、回避策立案が大切なスキルとなります。
- ソフトウェア活用スキル プロジェクト管理ツールを使いこなし、プロセス効率化を図ることも欠かせません。ツール特性を理解し、上手に活用できることが重要です。
この5つのスキルを習得することが、成功するプロジェクトマネージャーの条件と言えます。
目的意識の高いコミュニケーション術
プロジェクトを推進する上で、コミュニケーション能力は最も重要なスキルの一つです。
目的意識の高いコミュニケーションとは、単に情報共有するだけでなく、目的達成に向けた人間関係構築を意識することです。
具体的には以下のような点を心がけましょう。
・要件定義時の活発な質疑応答で、要件を正しく汲み取る ・定期的な会議で進捗状況を明確に共有し、全体最適を図る
・コンフリクトが発生しそうな兆候を察知し、事前に回避する ・上司とのコミュニケーションで、方針変更などのリスクを早期にキャッチする ・報告・連絡・相談を怠らず、円滑な人間関係を構築する
このように、単なる情報共有だけでなく、目的達成を見据えたコミュニケーションを心がけることが、成功への近道です。
チームを活性化させるリーダーシップ力
プロジェクトの成功には、チーム全体の意識とモチベーションを高める「活性化力」が欠かせません。
ここでは、部下の能力を最大限に引き出すリーダーシップについて解説します。
- 自律性を重視する 詳細な指示命令ではなく、目標達成への選択肢を提案することで部下の自律性を引き出します。
- 権限移譲で能力発揮を後押し 実行責任と権限を適切に部下に移譲することで、主体性と能力発揮を促します。
- コーチングで成長を促す
部下の成長を信じ、対話を通じたコーチングで気づきと学びを促します。成功体験が自信につながります。 - 個性を活かした役割分担 メンバーの個性と強みを理解し、個性に応じた役割を割り当てるのがコツです。
以上のように、部下の能力発揮と自律性を重視することで、チームはよりいっそう活性化されます。
チームが生き生きと働ける環境を整えることがリーダーの重要な役割といえます。
要件変更に対応できるスコープ管理力
プロジェクトの要件定義では、変更が避けられません。
要件変更に迅速かつ柔軟に対応することがプロジェクト管理者には求められます。
- 変更インパクトの定量的分析 要件変更がもたらすコスト、工数、工程への影響を数値化し、関係者と共有することが重要です。
- 代替案の提案と根拠の明確化 要件変更への対応策として、代替案を複数用意し、メリット・デメリットを明確化することで、最適解を導き出します。
- 柔軟な工程計画とリソース確保 要件変更が起きた場合の工程とリソースの代替案を事前に準備しておくことで、対応力が向上します。
- ステークホルダーとの合意形成
関係者と適切に合意を形成することで、要件変更に伴う混乱を回避できます。
以上のように、変更への事前の準備と関係者との合意形成が、変更対応力の鍵となります。
リスク回避でコストと時間を最適化
プロジェクトには常にリスクが伴います。
未然にリスクを回避することで、コストと時間のオーバーランを防ぎます。
- リスクの定量化 発生確率と影響度の観点からリスクを数値化し、優先度を明確化します。
- リスクの事前対策 顕在化する前の段階でリスク軽減に努めることが重要です。代替策を事前に準備しておきましょう。
- 予防費用と対応費用の比較検討 リスクへの事前対策コストと、発生した場合の対応コストを比較することで、最適な資源配分が明らかになります。
- リスクファイナンスの活用 保険やクラウドファンディング等を活用することで、リスク負担を分散します。
以上のように、リスク管理はプロジェクトのコストと時間を左右します。
防ぎ得るリスクは未然に防ぎ、コスト/時間の最適化を図りましょう。
遅延ゼロを実現する工程管理術
プロジェクトの遅延は致命的。遅延ゼロを実現するためには、精緻な工程管理が欠かせません。
ここでは、遅延を回避するためのポイントを解説します。
- 過去データに基づく正確な工数見積もり 過去のプロジェクトデータを基に、精度の高い工数計画を立てることが重要です。
- 緩衝時間の確保 工程計画には適度な緩衝時間を見込み、予期せぬ遅延に対応できるようにします。
- 進捗管理と早期問題検知 定期的な進捗報告と管理を徹底することで、工程の遅れを早期に発見できます。
- 工程圧縮技法の活用 クリティカルチェーン等の手法を用いて、工程を圧縮し遅延を吸収することも有効です。
以上のように、精度の高い計画と進捗管理の徹底が、遅延ゼロを実現する近道です。
プロジェクト運営の生命線である「工程」をしっかり管理しましょう。
予算超過しない費用管理のプロセス
プロジェクトのコスト超過は致命的。予算内で完遂するためには、適切な費用管理が不可欠です。
ここでは、コストオーバーランを回避するポイントを解説します。
- 正確なコスト見積りの実施 過去のデータや類似プロジェクトからの知見を基に、精度の高いコスト計画を立てます。
- コスト構造の可視化 コストの内訳を明確化し、コスト削減が可能な項目を事前に洗い出しておきます。
- 変動費の固定費化 外注等の変動費をできる限り固定費契約に移行することで、コスト変動リスクを抑えます。
- 予備費の確保 ある程度の予備費を計上することで、想定外のコスト増に対応できる体制を確保します。
以上のように、精緻な計画と執行管理がコストオーバーランを防ぎます。コストに関するプロセスを不断にブラッシュアップしましょう。
品質最大化のための管理と改善
プロジェクトで最も重視すべき要素が「品質」です。
品質向上に全社的に取り組み、最大化を図ることが肝要です。
- 品質ポリシーの策定と浸透 品質方針を社内に明示し、品質重視の意識改革を推進します。
- 品質管理手法の活用 FMEA等の手法を用い、製品・サービスの品質管理プロセスを構築します。
- 品質データの見える化と解析 品質データを定量的に蓄積し、可視化と解析を通じて、改善策を導き出します。
- PDCAによる継続的品質改善 PDCAサイクルの推進により、品質マネジメントプロセスを不断にブラッシュアップします。
以上のように、組織的な取り組みによってこそ、プロジェクト品質の最大化を実現できます。
継続的改善がカギとなります。
活用度MAXのプロジェクト管理ツール
プロジェクト成功の切り札が、デジタルツールの全社的な活用です。
ここでは、業務効率化や見える化を推進する有用なツールをご紹介します。
- タスク管理ツール TrelloやBacklog等のツールを用いて、タスクの見える化と進捗管理を徹底します。
- スケジュール管理ツール Gantt ChartやPERT図を用いて、工程の詳細計画と進捗管理を行います。
- コスト管理ツール プロジェクト予算と実績の差異をリアルタイムに可視化し、コスト管理を強化します。
- チャットツール SlackやMicrosoft Teamsを用いた情報共有により、コミュニケーションを活性化します。
こうした業務システムとデジタルツールの導入・活用を通じて、プロジェクトの生産性と可視化を推進しましょう。
まとめ
以上、プロジェクト成功の鍵となるマネジメント力について詳説してきました。
コミュニケーション、リーダーシップ、スコープ管理、リスク管理、工程管理、コスト管理といった要素を適切に実行し、PDCAサイクルの回しながら改善を重ねていくことが大切です。
その際、デジタルツールを最大限に活用することで、プロジェクトの可視化とスピードアップが実現できます。
プロジェクトとは「一過性の業務」ですが、そこで培ったマネジメント力は企業力の源泉。
単なる業務遂行に留まらず、改善と革新のマインドを持ち続けることが肝要です。
プロジェクト管理はビジネススキルの基盤。会社や自身の未来のために、日々研鑽を重ねていきましょう。