上司の行動が会議を無駄にしている？
「この会議無駄だな」と感じたことはサラリーマンであれば確実に１回は思ったことがあるでしょう。
今回は無駄な会議を減らす方法について紹介していきます。
まずは無駄な会議が増える原因は「上司」にあるということを紹介します。
WEB会議において部下が聞いているかの疑念がよくない
最近ではWEBで会議することが増えたのではないでしょうか？
急に対面からWEBへ会議に切り替わると上司はどうしても「部下はちゃんと聞いているのか」という疑念を抱いてしまいます。
また部下の業務進捗がわからないため会議を開いていちいち進捗を確認しようとしてしまいます。
そういった上司の「疑念」が無駄な会議を増えしているといえるのです。
部下の発言を求めすぎる
続いては「部下へ会議中に発言を求めすぎる」ということです。
よくいる上司として部下に積極性を求めます。そのため部下に発言に機会を多く与えようとします。
なぜこれが無駄な会議を増えしているのでしょうか？
部下の積極性を成長させることと会議の目的がアンマッチだからです。
会議をしているということは何かしら目的があって開催しているでしょう。
しかしその目的に上乗せして積極性を育成することは目的が部下にとってよくわからなくなるのです。
この会議はプロジェクトについてなのか？
それとも部下の育成のためなのか？
会議を目的を不明瞭にしてしまうことも無駄な会議を増やす行動といえるでしょう。
上司が発言しすぎる
最後の無駄な会議が増える原因は「上司が発言しすぎる」ということです。
これは部下目線ではほぼ100%無駄と感じてしまうでしょう。
なぜなら上司がただ発言し、何かを進めていると会議に参加する意味を感じないからです。
しかしこの原因の最も悪い点は上司にとってはとても会議をとても有意義な時間と感じてしまうことです。
上司にとっては有意義と感じことが全て部下にとっても有意義であるかはわからないのです。
それを理解していない上司はより無駄な会議を増やしてしまうと言えるでしょう。
無駄な会議を減らす方法について
最後に無駄な会議を減らす方法について紹介していきます。
ここで紹介するのは当たり前のことだと感じる人もいるでしょう。
しかし上司世代で対面でしか会議をしてこなかった人間にとっては
この当たり前を理解せずに会議をしていた可能性も高いです。
改善にするために何が必要かをしっかり理解しておくことが重要でしょう。
役割を明確にする
無駄な会議を減らす方法の1つ目は「役割を明確にする」ということです。
簡単にいえば、個々一人一人会議でどういった役割期待があるのかを明確にするということです。
議事録に集中すべきなのか、決定するための自分の意見を述べるべきなのかといった役割を明確にするのです。
役割を明確にすることで、自分が会議ですべきことが明確になるので、無駄な会議と感じることは少なくなるでしょう。
なんとなく会議に参加するように言われたことはあるでしょうか？そういったときには
「私は会議で何をすればいいですか？」と聞くべきです。
その回答によってはあなたの上司の無能さが明確になるかもしれません。
会議の目的、ゴールを明確化する
2つ目は「会議の目的、ゴールを明確化する」ということです。
会議の目的を明確にしないと会議の時間を消化することが目的になってしまいます。
もしあなたが会議に参加したり、開催するときに会議の目的を考えてみましょう。
会議の目的がわからない場合、いっそのこと会議の開催をやめたり、参加しないという選択もありでしょう。
また会議の目的を明確したとしても、会議中に会話が横にそれることもあるでしょう。
そういった時は自分から軌道修正するか、別の仕事をすることがいいでしょう。
コミュニケーションを活発化させる
最後は「コミュニケーションを活発化させる」ということです。
わざわざ会議しなくてもいいような話を会議で決めることってありませんか？
「そんなの担当者間で話して決めればいいのに」というようなことです。
これは日々のコミュニケーションで改善することができます。
会議という場をセットせずとも日々のコミュニケーションで仕事を進めることは可能です。
そういったところを理解すると無駄な会議は一気に減らすことができるでしょう。
無駄な会議はほぼ上司のせい。改善は上司にあり！
いかがでしたか？よくよく考えてみると無駄な会議を主催しているのはほぼ上司だということに気づきませんか？
改善するのは上司かもしれません。しかし上司をあなたが変えることは不可能です。
上司を変えるのではなく、自分自身がどう変われば無駄な会議を減らせるかを考えたほうがいいでしょう。